張家口萬全區協同辦公平臺”建設方案

2018/11/29 16:58:35

項目背景:

信息化已成為社會科學發展的重要推動力量。作為信息化科技發展的最新成果,“移動辦公”的出現,以及“互聯網+”概念的提出為現代社會提供了一種全新的工作模式。它使政府和企事業單位的領導、工作人員不用再全天困守在辦公室中批示和處理工作事務,它使信息指令能更快傳遞,使得工作場所變得沒有局限,讓辦公事務變得可以隨心所欲。

按照《國務院關于加快推進“互聯網+政務”工作的指導意見》要求,各省、自治區、直轄市人民政府,國務院各部委、各直屬機構:

推進“互聯網+政務服務”,是貫徹落實黨中央、國務院決策部署,把簡政放權、放管結合、優化服務改革推向縱深的關鍵環節,對加快轉變政府職能,提高政府服務效率和透明度,便利群眾辦事創業,進一步激發市場活力和社會創造力具有重要意義。

 

客戶需求:

提升組織的工作效率,實現移動辦公、公文管理等功能,全面提升組織的工作效率,完成政府協同辦公平臺的建設。

 

解決方案:

1、公文管理

1)、收文管理

收文管理能夠滿足辦公過程中的來文登記、擬辦、批示、閱辦、分發、傳閱、歸檔、查詢等所有環節,并支持將已經完成的文件進行留存查閱。收文管理流程采用自定義方式,能對流程進行跟蹤和控制。支持在線編輯、附件上傳功能,并可以與文檔編輯工具進行整合,完成模板紅頭套用、目錄打印、文件打印和稿紙等功能。并采用收文和待辦事宜配合使用的辦法,用戶查看信息顯示區中的待辦事宜即可進行日常收文辦理。

2)、發文管理

發文管理根據預先設置的公文辦理流程,實現公文網上自動流轉來完成發文實際輸過程中的擬稿、流轉、審批、簽發、辦理、歸檔、印發等環節,已完成的文件可留存查閱。流程采用自定義的方式,可滿足實際辦公中單一審批、多人并行審批、多人順序審批、多人審批一人認可即生效、主辦/協辦等多種公文流程需求,并能對流程進行跟蹤和催辦跳轉,提高公文流轉辦理的工作效率。

3)移動辦公

針對領導外出辦公,專門設計有移動辦公系統,基于安全政務本(EE本),通過VPN驗證,實現移動辦公,手寫簽批。領導可通過移動端實時處理各種文件,充分利用碎片化時間,提高辦公效率

2、督查督辦(后續可擴展應用)

1)、功能描述

此系統是專門為重大項目、領導批示、重點工作、會議議定事項的處理落實,提供調研、跟蹤、催辦、反饋和匯總的信息化高效率信息處理平臺。

3、辦公流程監控

可以追蹤辦公整體流程進度,對區內辦公情況進行監控,有權限的人員可在此查看所有流程目前的狀態、發起人、發起時間等信息。可以關注整個時間的全生命周期,以及節點的停留情況。

4、內部通知

通過“公告管理”模塊可以實現公告、通知的發送、修改、刪除功能。根據公告的對象不同分為全體公告和本單位公告,全體公告是面向整個紀檢系統,本單位公告僅面對本單位。

內部通知模塊支持圖文混編模式、支持附件。

5、即時通訊功能

主要用于單位內部工作人員之間的相互協調、相互溝通、交流。利用此系統可以如QQ一樣聊天、討論,傳送文件、語音、視頻。相對于QQ來講,在安全性方面更能保障,能有效的避免信息泄露。

此系統可以靈活的自定義分組、自定義建立討論組、自定義添加組內成員、查找成員相關信息等功能。并且可以和OA系統,其他軟件系統實現對接,實現單點登錄。

6、個人辦公管理

個人辦公管理為用戶提供個人日常辦公所必需的協作工具,顯示用戶的待辦事宜并可以查詢和提醒、內部郵件系統、用戶可以自定義用戶的個人頁面的顯示風格以及個人資料修改,管理員可自主分配空間的網絡硬盤,完備的公共通訊錄等功能。

7、短信平臺管理

短信平臺管理子系統可以將各種通知、公告、提醒以短信的方式進行編輯、發送。對接收短信的用戶可以通過添加號碼進行添加,也可以通過個人通訊錄、公共通訊錄選擇,進行批量添加。添加用戶時可支持篩選添加方式,根據用戶信息進行精確發送。目前平臺支持移動、聯通、電信多種模式。

8、系統設置

系統設置主要功能是提供對用戶和部門、用戶群組、部門群組、權限組、系統角色、應用、字典、系統監控等信息的管理和維護功能,管理員可以通過簡便易用的界面輕松完成各項系統管理維護工作。

系統主要實現:用戶和部門管理、部門群組管理、用戶群組管理、權限管理、系統角色管理、應用管理、字典管理等。

9、系統維護

系統維護可以對人員進行角色分配,并對角色菜單進行設置,對公文系統中的各種流轉流程進行管理,可對各流程節點進行設置以及權限分配,對公文系統中的各種表單進行設置修改,顯示、查詢、打印等。并可以追蹤查詢用戶對系統的操作時間、內容、等相關記錄

 

實現價值:

(1)、打破傳統紙質公文流轉方式,提高公文流轉的速度與透明度,替換原來的紙質公文流轉,實現跨部門、上下級審批過程電子化,提高響應速度;規范和優化公文處理流程,提升管理水平;對審批過程全程監控,提高掌控能力;方便電子數據檢索。

(2)、實現移動辦公。利用手寫簽批設備可以在任何有網絡的地方實現原筆跡簽批,方便區領導在外出時處理文件。

(3)、完善的提醒機制,確保公文不遺漏。利用短信平臺、即時通訊系統等多種手段,對代辦公文進行提醒,催促辦公人員進行處理。

(4)、輔助辦公更便捷,利用協同辦公平臺的物資領用、請假管理、會議通知等功能,讓日常辦公更輕松。

(5)、提高網絡安全,加強公文的保密性。高效的安全管控為信息安全的薄弱環節客戶端(接入系統的個人用計算機)提供多層次手段加以保護,提供文檔加密與授權管理系統,能有效地確保政務電子化系統穩定可靠地運行。

2、大量節約辦公經費

(1)、電子公文的應用,取代了原來的紙質文件,節約了大量紙張。據了解,政府機關每周均有少則一、倆份,多則四、五份的文件需要發放,且每個文件紙張頁數不一。

2)、電子公文的應用在投送方式也產生了革命性的變革,改變了鄉鎮及各委辦局原來的專人通知、專人領取、專人投送等方式。原來的一份文件需要工作人員向各個單位進行電話通知,涉及的單位多的話經常一個下午也聯系不完,而且需要各單位遠近不一,近的十幾分鐘,遠的一個多小時,還需要專人領取,車費、油費也是一大筆開銷。電子公文的應用完全改變了這種情況,鼠標輕松一點,文件迅速發放,同時伴隨著短信提醒,節約了大量人力資源與財力。

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